Padronização de formulários operacionais facilita a vida do servidor
Para aqueles que acessam o Portal do Servidor e ainda não conhecem as facilidades administrativas encontradas no espaço virtual, ainda não perceberam os ganhos ocorridos com a criação dos formulários e manuais disponibilizados no Portal. Fruto de conversas entre os servidores do Departamento de Administração Pessoal (Dap) e Bruno Morais, Coordenador do Setor de Processos de Trabalho (SPT), os formulários foram as soluções encontradas para a economia de tempo e papel dos servidores da Ufal.
- Atualizado em
Jhonathan Pino - jornalista
Ao ser nomeado, o novo servido logo é avisado de que uma série de sete formulários utilizados no processo de admissão dos servidores estão disponíveis no Portal. Com o passar dos anos o servidor pode acessar dezenas de manuais e formulários que irão auxiliar em sua vida funcional, como os formulários de Capacitação, Afastamento superior a 30 dias e Licença médica, racionalizando o tempo dos servidores. Já no final de sua carreira o servidor terá acesso aos formulários de Aposentadoria ou Pensão.
Esses são apenas alguns dos manuais e formulários disponíveis no Portal do Servidor. Através deles é possível ao interessado preenchê-los de forma orientada, imprimi-los e anexa-los aos documentos exigidos e protocolá-los na secretaria do setor ao qual o servidor pertence, para que seja encaminhado ao destino correto.
Segundo Bruno, a proposta é de que a criação desses manuais reduza o tempo de tramitação dos processos, ao disponibilizar o fluxo para que o servidor saiba a sequência correta dos setores pelos quais os processos devem ser tramitados. “Essa manualização pretende evitar com que os setores da Universidade ajam de forma diferente da padronizada. Atualmente, é possível que cada Unidade faça um formulário próprio, mas chegará um momento em que o Dap e outros setores da Universidade não aceitarão os formulários despadronizados” diz Bruno.
No início, foram padronizados apenas os processos mais corriqueiros no Dap, e naqueles em que os servidores mais tinham dúvidas com relação a pedidos e aberturas de processos. “O retorno de processos por falta de documentos e as dúvidas na hora de formular os pedidos eram os principais problemas encontrados no Dap”, ressalta Jarman Aderico, Coordenador do Setor Jurídico (Sejur), no Dap. Conforme Jarman, essas dúvidas geravam verdadeiros entraves ao bom andamento dos procedimentos operacionais.
Pensando nas necessidades dos setores quanto a racionalização do tempo e no esclarecimento dos servidores, os técnicos administrativos do Dap, em reuniões entre os setores de pagamento, jurídico, cadastro e aposentadoria foram ouvidos pelo Bruno para que os formulários fossem construídos.
“A criação destes formulários hoje se dá de uma forma mais leve. Isso foi ganho com a distribuição de deveres na formulação deles. Com o Portal existe a possibilidade de abertura para criação e alteração dos formulários conforme as necessidades dos servidores e das próprias unidades. Mas apesar de todas essas facilidades, os servidores ainda usam pouco as ferramentas disponibilizadas no Portal do Servidor e no próprio SIE”, explica Jarman.
Sinfra iniciou padronização dos formulários
A Superintendência de Infra-estrutura (Sinfra) também iniciou a publicação de formulários no Portal do Servidor com o setor de Gestão de Compras, Patrimônio e Suprimento. Primeiramente houve a publicação dos formulários que auxiliaram o trabalho dos agentes patrimoniais na formulação dos inventários patrimoniais. “Esse trabalho do Sinfra está só no início: a gente vai tentar manualizar o máximo de procedimentos possível, tentando esclarecer e tirar dúvidas do servidor”, explica Bruno.
