Técnica do Campus Arapiraca usa mural para melhorar fluxos de informação

Jhonathan Pino - jornalista

A criação de um novo campus não é uma tarefa das mais fáceis. Trata-se de uma realidade marcada pela chegada constante de novos servidores e um processo de ambientação que só o trabalho diário é capaz de familiarizá-los. Mas, ao mesmo tempo em que o cotidiano traz experiência, o “corre-corre” pode gerar algumas ações mal resolvidas. Foi a partir da constatação desses "gargalos" que a técnica em Assuntos Educacionais, Aldianne Tenório, resolveu intervir no seu local de trabalho.

A servidora percebeu que a oferta dos serviços da Coordenação de Registro e Controle Acadêmico (CRCA) e da Secretaria Acadêmica do Campus Arapiraca, ambos dividindo um mesmo espaço físico, gerava a sobreposição de atividades entre os funcionários e muitas vezes confusão entre os alunos.

Estimulada pela pós-graduação em Gestão e Desenvolvimento Universitário, ofertada pela Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade (Feac), Aldianne pensou em uma sistemática que pudesse melhorar a comunicação no setor em que trabalhava, o CRCA, e facilitar a vida dos alunos com a diminuição dos erros burocráticos.

“Com o aumento da demanda em cada semestre foram surgindo algumas dificuldades, como a demora no cumprimento de prazos dos processos acadêmicos; a sobreposição das atividades e a falta de referência dos setores, dificultando ao usuário saber a quem se dirigir”, detalha Aldianne.

A técnica relata que o espaço de trabalho em comum era um empecilho para a criação de identidades. “Como dividíamos o mesmo ambiente e a demanda dos setores vinha sempre aumentando, muitas vezes havia distorção ou esquecimento de algum detalhe importante entre as informações passadas pelos servidores. Acredito que o espaço físico favoreceu para a falta de identidade dos envolvidos, uma vez que a comunidade acadêmica chegava em busca de algo e não conseguia diferenciar as atribuições de cada setor”, explica.

Construção de fluxogramas

Para superar essa realidade, nos meses de agosto e setembro de 2009, a técnica fez um diagnóstico das atividades desenvolvidas pelos servidores; levantou as principais dúvidas entre os alunos e a partir destas pesquisas construiu fluxogramas apontando os principais procedimentos realizados nos dois setores.

Esses fluxogramas foram dispostos em placas indicativas na sede do Campus Arapiraca e a comunidade acadêmica foi orientada sobre o novo desenho organizacional dos setores.

Os resultados dessa intervenção foram apresentados no V Encontro dos Servidores, realizado em novembro de 2011, com o trabalho intitulado “Identificar, com base nas ferramentas de comunicação, as atribuições e fluxos de processos da CRCA”.

No trabalho, Aldianne concluiu: “considera-se essa intervenção um grande avanço, principalmente para a realidade do Campus Arapiraca. Um Campus novo que ainda encontra-se em formação e que precisa da integração e dedicação de todos os seus seguimentos para fortalecer o seu desenvolvimento”.