30 de setembro: homenagem aos secretários

Jhonathan Pino -  jornalista

Trinta e seis é o número de secretários-executivos que devem comemorar o dia nacional da categoria no 30 de setembro na Universidade Federal de Alagoas. Apesar de ser esse o número de servidores ocupando o cargo de secretariado, dezenas de outros técnicos exercem a função de secretário administrativo. Geralmente são assistentes em administração, com diversas formações, que acabam assumindo a função de secretários para facilitar o fluxo na universidade.

Para conversar um pouco sobre o relacionamento entre essas duas categorias, convidamos dois representantes para um papo informal. Wanessa Beirauti Simões e Flávio José Marques contam como encaram o dia a dia na instituição e quais os desafios comuns.

Wanessa é formada em Secretariado Executivo Trilíngue na Faculdade de Alagoas (FAL), entrou na Ufal em agosto de 2011 e trabalha no Instituto de Ciências Humanas, Comunicação e Artes (ICHCA). Flávio tem graduação em Comunicação Social pela Ufal e está lotado no Centro de Ciências Agrárias (Ceca), desde junho de 2010, como assistente em administração.

Mas o que dois profissionais com formações diferentes têm em comum, além do exercício de funções semelhantes? Veja na entrevista a seguir:

Flávio: Eu passei um tempo na Secretaria da Graduação, mas com o falecimento da secretaria do Centro de Ciências Agrárias eu assumi a função de secretário-administrativo na unidade acadêmica. O que tenho observado é que não existem grandes mudanças. Porque o assistente em administração é polivalente. É um cargo que fazemos de tudo um pouco, e o secretário também vai por essa mesma linha de atuação. O que há é a diferença de atribuições do cargo. Como secretário da unidade, a atividade é mais ligada aos servidores, como controle de concessão de diárias e passagens, férias e afastamentos. Enquanto que na condição de secretário da graduação, o contato era maior com alunos, resolvendo pendências relacionadas ao corpo discente.

Ascom: Quais são as dificuldades de trabalho em uma unidade que funciona fora do campus sede?

Flávio: A denominação que se usa é unidade fora de sede. O Ceca é uma unidade que pertence ao Campus A. C. Simões, mas não está próxima à Reitoria como as outras. Por estar afastado do centro das decisões, onde as coisas funcionam, se você não tiver a par do que está acontecendo, acompanhando o portal, fazendo ligações para verificar mudanças de procedimentos, você fica por fora. São informações que existem e estão disponíveis para serem utilizados, mas o servidor tem de sempre correr atrás.

Wanessa: A distância, às vezes, gera falha na comunicação e, às vezes, a informação nem chega. No ICHCA torna-se um pouco mais difícil, pois nossa unidade possui dez cursos de graduação, além da Escola Técnica de Artes, e todos os cursos ficam em locais distantes e distintos do Instituto. O secretário executivo além de assessorar a direção, tem como uma das funções principais o acompanhamento dos trabalhos dos demais técnico-administrativos. E como é possível exercer todas as atribuições de um secretário em dez cursos distantes um do outro? Para resolver isso, colocamos em cada curso a função de secretário administrativo, que auxiliam nas demandas do secretariado. A junção dos cursos em um só espaço facilitaria o exercício da minha atividade no ICHCA, além de dar assistência à direção.

Ascom: O conhecimento adquirido na graduação é diferente da prática aqui na Ufal?

Wanessa: Nem tanto. A questão da liderança é o que a gente pode aplicar na universidade. Entretanto, devido à cultura da própria instituição e de alguns maus hábitos, não temos como aplicar tudo que estudamos e acabamos tendo que tomar outra vertente para resolver alguns problemas. Quanto à questão de assessoria à gestão, de atendimento ao público e de ter o controle da situação, nisso é possível se aplicar o que vimos na faculdade. Só que existem muitas coisas que não aprendemos no curso, mas que acabamos adquirindo conhecimento no dia a dia.

Ascom: O que exatamente?

Wanessa: Na faculdade existe uma disciplina chamada Técnicas Secretariais, que têm questões como prática da liderança, do controle e de assessoria à direção, tem também o apoio logístico e a comunicação. Mas há também outras coisas que são comuns e que, apesar de ser coisa que ficou no passado, acabamos executando na universidade, como por exemplo a imagem que tínhamos de que secretária era a profissional que anotava os recados, organizava agenda e realizava atendimento telefônico. Na assessoria à direção temos outros desafios, como atividades de controle de pessoal, frequência, receber malotes, organizar reuniões e eventos, além de outras atividades acadêmicas interligadas tanto à docência, quanto aos discentes. Essas últimas são coisas que só aprendemos na prática, participando dos fluxos da instituição.

Ascom: Quais são os sonhos e desafios de um secretário-executivo na universidade?

Wanessa: Essa questão só posso falar por mim. Meu sonho na universidade é de um dia poder administrar, gerir um setor que tenha dinâmica e que tenha a ver com o meu perfil. Gosto de trabalhar em ambientes dinâmicos e que tenham um fluxo diversificado em atividades. Quanto aos desafios, acho que somente no dia a dia, à medida que surge uma demanda e você tenha que resolvê-la, isso já passa a ser um desafio para nós, profissionais secretários. Entretanto, assessorar uma direção como a minha é um desafio todos os dias, porque atualmente temos sempre dez problemas, dez pedidos, dez situações diferentes, pois este é número de coordenações em nosso Instituto, que sempre estão em conexão com a direção. Um ganho para os secretários da universidade seria a unificação dos serviços, pois apesar de cada unidade ter sua demanda individual, singular, existe uma possibilidade de unificação dos serviços e atribuições. Existem secretários que assessoram e, muitas vezes, substituem a direção, enquanto existem outros que estão como meras figuras para anotar recados. Então unificar as atividades pode eliminar essas diferenças que acabam se tornando um desafio.

Flávio: Há aqueles que acham que tirar cópias é uma ofensa, não vejo por aí. É necessário que se perceba que independente de estar na mesma posição, acima ou abaixo, a mão na vai cair porque está exercendo atividades mais simples.

Ascom: Quais as vantagens do trabalho num secretariado?

Flávio: Sinto-me valorizado, com livre acesso à direção. Digo isso não só por mim, mas por todos os servidores do Ceca. Principalmente no trabalho com o professor Paulo [VanderleI], que é muito acessível. Sei que existem algumas situações em que os secretários são escudos dos diretores. Mas acho que o acesso à direção é benéfico em qualquer unidade administrativa e facilita o nosso trabalho.

Wanessa: Não posso falar por todos, afinal somos 23 unidades além dos setores da Reitoria, mas acredito que os secretários da universidade, que trabalham nas unidades acadêmicas são bem valorizados. As pessoas nos veem com certa responsabilidade e como referência no Instituto. Estamos aqui para facilitar o trabalho do gestor, para fazer o pente fino.

Flávio: Acho que é mais interessante vermos a função do secretário como peneira, do que como escudo. Tudo é uma questão de ponto de vista e de postura do gestor.

Flávio e Wanessa embarcaram essa semana junto com outros seis   servidores para participar do 7º Congresso de Secretários das Universidades Brasileiras, na cidade de Uberlândia-MG. Entre os dias 25 e 28 de setembro, mais de 1.500 profissionais estão reunidos na Universidade Federal de Uberlândia para trocar experiências.