Memorando eletrônico garante agilidade na tramitação dos processos na Ufal

Ascom Ufal

Aperfeiçoar a comunicação interna institucional, garantir rapidez, simplicidade na tramitação dos processos administrativos, além de gerar economia de recursos financeiros, materiais e humanos. Para alcançar esses objetivos, a Universidade Federal de Alagoas regulamentou a utilização do memorando eletrônico por meio da Portaria de nº 484, de 30 de março de 2017, do Gabinete da Reitoria.

Com a regulamentação, todos os memorandos tramitados na Ufal são produzidos, assinados e consultados no Módulo de Protocolo do Sipac (Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos). A ferramenta foi implantada para resolver a necessidade comunicacional das unidades administrativas e acadêmicas de forma eficiente, garantindo agilidade na tramitação, maior sigilo do conteúdo e evitando os problemas de extravio ou destruição do documento.

“Consequentemente, os gestores terão economia de tempo devido ao envio do documento ser instantâneo e o acesso remoto, onde poderão assinar e consultar eletronicamente os memorandos de qualquer local, não precisa necessariamente estar na instituição, mediante o uso de um tablet, celular ou notebook”, destaca o arquivista do Protocolo Geral da Universidade, Décio de Santana Filho.

Ele conta que, antes, os servidores precisavam ir ao Protocolo Geral no Campus A.C. Simões e abrir um processo, o que demandava tempo com o deslocamento, gasto com papel, impressão, servidores envolvidos no atendimento, e até com o malote, para o caso dos campi do interior, o que demorava de dois a três dias para o documento chegar ao destino.

“Usar o memorando eletrônico é muito fácil. Em poucas etapas o documento está cadastrado. O sistema é autoexplicativo, intuitivo e lógico. Com alguns cliques, é produzido e enviado para o destinatário. O servidor não precisa imprimir, nem manter arquivos físicos, muito menos procurar o documento manualmente nos arquivos do setor. O sistema mantém os memorandos enviados e recebidos arquivados, facilitando a sua localização devido aos filtros de busca existentes”, explica Décio.

O arquivista reforça que todos deverão ter o compromisso de abrir o sistema e realizar a leitura dos memorandos recebidos. “Assim, colaborarão para a consolidação da cultura digital e para a adoção de uma postura mais sustentável, racional e controlada dos procedimentos de trabalho da Universidade”, completa.

Dúvidas operacionais

No caso de dúvidas sobre a utilização da ferramenta, o servidor poderá entrar em contato com o Protocolo Geral pelo ramal 1097 ou enviando e-mail para gestorsig.protocolo@reitoria.ufal.br.

O Manual do Memorando Eletrônico e um FAQ - perguntas frequentes - estão disponíveis para consulta no portal da Gestão do Conhecimento da Ufal.