Ufal envia documentos para eliminação e reciclagem na Coopvila

Embora tenha avançado no processo de digitalização dos documentos oficiais, uma instituição como a Universidade Federal de Alagoas (Ufal) ainda produz toneladas de materiais impressos que precisam ser arquivados. Periodicamente, o acervo documental é analisado para indicar o que pode ser descartado. Esse procedimento segue regras rigorosas, definida na Lei Federal nº 8.159/91. A Lei estabelece como devem ser tratados os documentos oficiais com “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. 

No final de maio, a Ufal encaminhou o primeiro lote para descarte de documentos oficiais em parceria com a Cooperativa de Catadores da Vila Emater (Coopvila), de acordo com minuta de cooperação técnica aprovada pelo Conselho Universitário em outubro de 2018, “objetivando instituir procedimentos de coleta e processamento para reciclagem de documentos da Universidade”. Foram descartados documentos setoriais do Departamento de Registro e Controle Acadêmico (DRCA) e do Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF). O trabalho foi acompanhado por integrantes da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPADOC), responsáveis pelos procedimentos de descarte para fins de reciclagem. 

Cerca de 200 metros lineares de documentos foram descartados, indicados no edital nº 1/2017, publicado no Diário Oficial da União (Dou), em 23 de fevereiro de 2017. “Esses documentos foram devidamente avaliados e destinados para descarte por meio de fragmentação mecânica. A Comissão ressalta que eliminar documento público sem conformidade legal é crime e que todos os processos de descarte deverão ser autorizados pelo Arquivo Nacional. Os documentos descartados tiveram seus prazos de guarda expirados conforme Tabela de Temporalidade Documental das Atividades-fim das Instituições Federais de Ensinos Superior”, informa Décio Filho, arquivista da Ufal 

No DRCA, O procedimento foi acompanhado pelo arquivista Josias Lima. Várias caixas de documentos foram carregadas no caminhão da Ufal e transportadas para a sede da Coopvila, no sítio São Jorge, em Maceió. “Eliminar documentos é um importante passo para aumentar a eficiência, eficácia e efetividade da Administração Pública. A ação traz mais economia, pois otimiza o uso do espaço físico e racionaliza custos operacionais, bem como assegura a manutenção e a preservação de conjuntos documentais relevantes”, declara Josias Lima. 

Já no DCF, o trabalho de eliminação de acervo documental foi acompanhado pela técnica em Arquivo, Maria Gorete Almeida Tenorio. “Esse processo exigiu esforços e persistência de todos que estão envolvidos na missão de resolver um dos problemas cruciais do Arquivo Central, que é a falta de espaço físico para a guarda dos documentos setoriais. Os trabalhos de eliminação de documentos no arquivo setorial do DCF tiveram início no final do ano de 2013, quando começamos a cadastrar, avaliar e listar a documentação de destino para eliminação. Foram seis anos de trabalho para chegar nesse momento”, relata Gorete Tenório. 

Para a Coopvila, a parceria com a Ufal traz uma importante fonte de materiais para a reciclagem. O convênio foi baseado em vantagens mútuas, sem repasse financeiro da Ufal para a cooperativa, que apresentou as condições exigidas para a eliminação e reciclagem dos documentos. “Fomos entregar pessoalmente a documentação à Coopvila, onde percebemos que existe toda uma técnica e máquinas adequadas de trituração de documentos para não deixar nenhuma informação exposta que venha comprometer a Universidade”, finalizou Gorete.