Ufal discute implementação efetiva de processos eletrônicos

Desde 2014, com a implantação do Sistema Informatizado de Gestão (SIG), a Universidade Federal de Alagoas iniciou os processos eletrônicos no âmbito da instituição, com normativas e providências já encaminhadas no sentido de avançar na oferta de serviços e fluxo documental interno em formato virtual. Ao longo desses oito anos tudo está sendo feito em prol da economicidade, melhoria da comunicação e, agora, para atender a requisito legal.

A Ufal está com a minuta de um documento para avaliação dos setores envolvidos nessa sistemática de tornar os processos 100% eletrônicos. A proposta é que a instituição tenha um ganho em celeridade na prestação dos serviços à sociedade e sua comunidade interna.

Para tentar ajustar essas demandas e buscar a implantação efetiva de processos eletrônicos, houve uma reunião na última quarta-feira (6), com a participação de integrantes de pró-reitorias e departamentos administrativos: Jarman Aderico, pró-reitor de Gestão Institucional (Proginst); Wellington Pereira, pró-reitor de Gestão de Pessoas e do Trabalho (Progep); Bruno Morais, diretor do Departamento de Administração de Pessoal (DAP); Josias Lima, diretor substituto do Departamento de Registro e Controle Acadêmico (DRCA); Victor Santos e Bruno Cardoso, do Núcleo de Tecnologia da Informação (NTI); Maristher Vasconcellos, diretora do Arquivo Central; Décio Santana, do Protocolo Geral; Fabiano Monteiro, Nídia Maria e Leandro Gomes, da Progep; e Fábio Juvino, da Proginst.

Durante a reunião, foi colocado o que vem sendo adotado pela Ufal desde a implantação do SIG, em 2014. Fábio Juvino fez um balanço histórico das normativas e providências já encaminhadas no sentido de avançar na oferta de serviços e fluxo de documentos interno em formato virtual: “Em 2014 foi instituído o sistema SIG, como o Sistema Informatizado de Gestão oficial da Ufal, em substituição ao antigo SIE; em 2019, foram regulamentadas as atividades de protocolo; e, em 2021, foram estabelecidas as regras e os procedimentos sobre o uso de assinaturas eletrônicas no âmbito de toda a instituição”.

O pró-reitor Wellington Pereira destacou que, em experiência anterior, foram identificadas dificuldades na implementação em vários setores, entre eles, o DAP [Departamento e Administração de Pessoal], a CPPD [Comissão Permanente de Pessoal Docente], o DCF [Departamento de Contabilidade e Finanças] e a própria Progep. “Nesta nova fase, observa-se um interesse comum que o contexto impõe e, sem dúvida, um ganho para os próprios servidores da instituição”, disse.

De acordo com o pró-reitor Jarman Aderico, todos estão cientes da importância dessa sistemática e o que o formato eletrônico vai trazer de benefícios para a Ufal. “Não há dúvida da necessidade de implementação do modelo eletrônico; Haverá economicidade, haverá melhoria sensível na comunicação e há ferramentas disponíveis. Além de tudo isso, trata-se de um requisito legal”, completou.

Ganhos evidentes

Para o técnico do NTI, Víctor Santos, o sistema SIG é apto e já permite que qualquer setor use todos os seus fluxos de forma eletrônica. “Esse sistema é apto e já permite a qualquer setor parametrizar o cadastro e a tramitação (fluxo) de seus processos em formato apenas eletrônico, inclusive os despachos interlocutórios ou conclusivos já podem ficar pré-elaborados”, esclareceu.

Os técnicos da Progep que atuam nas coordenadorias de Desenvolvimento de Pessoal, Nídia Maria, e de Processos Seletivos, Fabiano Monteiro, revelam que tem sido comum os processos nascerem eletrônicos e no decurso para conclusão precisarem passar para o formato físico, tornando inócua a abertura no meio eletrônico. Mas o servidor do Protocolo Geral, Décio Santana, reforça que os ganhos são evidentes com a adoção plena de processos eletrônicos.

O Arquivo Central da Ufal suspendeu, desde 2012, a recepção de documentos físicos. Maristher Vasconcellos, destacou que a medida foi tomada por falta de espaço. “A Ufal ainda sofre quando se trata de avaliar a gestão documental e a solução desses problemas passa por investimentos e conscientização dos gestores em todas as unidades. A Universidade possui pesquisadores de renome na área de arquivologia e já estou em contato com alguns profissionais para nos ajudar nesse processo”, acrescentou.

De acordo com Bruno Morais, diretor do DAP, destaca que apenas com a edição de uma normativa será possível mudar a realidade vivenciada pelo setor em relação à utilização plena do processo eletrônico. “O DAP é pressionado todos os dias pelo atendimento físico e presencial, criando um grande desafio para suplantar as limitações do processo físico”, completou.

Ao contrário dos demais setores, o DRCA é o setor da Universidade que está com quase 100% dos serviços em formato eletrônico e tem razão para isso. É que tem prazo para fazer a conversão do acervo acadêmico para o meio digital. “Temos modelos de diversos despachos o que vem facilitando, sobremaneira, a forma de tratar os processos. A partir de 1º de agosto deste ano, por força da Portaria 360/2022/MEC, ficará vedada a produção de novos documentos integrantes do acervo acadêmico em suporte físico”, alertou Décio Santana, ao afirmar que os ganhos são evidentes com a adoção plena de processos eletrônicos.

O diretor substituto do NTI, Bruno Cardoso, faz um alerta para a necessidade de manter o investimento em equipamentos e serviços de TI. Ele reforça a importância desse processo eletrônico, mas destaca a preocupação, no médio e longo prazos, com a capacidade de armazenamento, sistema de backup, bem como os formatos das mídias.

Treinamentos

Para ajudar no processo, a Gerência de Capacitação (CDP) da Progep está promovendo treinamentos em mesa virtual e processos eletrônicos. Lembrando que qualquer unidade, seja acadêmica ou administrativa, pode agendar uma visita. Posteriormente, serão ofertados dois webinários, um voltado para os processos acadêmicos e outro para os administrativos.

De acordo com Fábio Juvino, já existe uma minuta de resolução editada e agora passará pela avaliação dos principais setores antes de entrar na pauta do Conselho Universitário (Consuni). “A nova sistemática servirá para tornar os processos da Ufal cem por cento eletrônicos e isso trará para a instituição ganho em celeridade na prestação dos serviços e diminuição de custos operacionais”, afirmou.

Esse documento citado por Juvino  foi elaborado por uma equipe executiva composta por Décio Santana (Protocolo), Fábio Juvino (Proginst) e Leandro Gomes (Progep). Eles reforçam a importância de fazer os treinamentos. “Solicitamos a toda comunidade da Ufal que faça o treinamento da mesa virtual, ofertado em curso em todos os campi e unidades de ensino, bem como para a possibilidade de agendar atendimentos personalizados”, destacaram.