Arquivo Central alerta sobre regras de preservação e conservação de documentos

A Política Nacional de Arquivos compreende a definição e a adoção de um conjunto de normas e procedimentos técnicos e administrativos para disciplinar as atividades relativas aos serviços arquivísticos da administração pública, trazendo, por consequência, a melhoria dos arquivos públicos, institucionais, privados, dentre outros. Por isso, o Arquivo Central da Universidade Federal de Alagoas inicia uma campanha, pelos canais de comunicação oficiais da Ufal, para alertar sobre o cumprimento das regras que dizem respeito à guarda, à preservação e à conservação de documentos no âmbito da instituição.

O Arquivo Central da Ufal está em funcionamento desde novembro de 2007 e ocupa um prédio próprio no Campus A.C. Simões, próximo à Superintendência de Infraestrutura (Sinfra). Sobre a rotina das atividades, que pauta o trabalho de organização, a gerente-geral do setor, Maristher Vasconcellos, diz que tudo é muito minucioso e artesanal, porque é manual. Mesmo um documento sendo digitalizado, ele não pode ser eliminado, porque há a exigência legal de ser híbrido [documento digital e físico].

Como orientação, Maristher aproveita para fazer à comunidade universitária mais observações sobre a conservação, a preservação e o armazenamento correto do documento no respectivo setor. “Não é de competência de nenhum gestor e servidor a destruição de documento, devendo aguardar a transferência para o Arquivo Central da instituição. Valorizem os seus acervos documentais produzidos, preservando-os e conservando-os, acondicionando-os devidamente em caixas arquivo ou pacotilhas, com espelho de identificação dos respectivos documentos. Colocamo-nos à disposição para as devidas orientações e recomendações, que são fundamentais para a guarda documental”, enfatizou.

Ela também alerta que a Legislação Arquivística Brasileira pode punir quem descumprir as recomendações definidas. “O descumprimento pode levar à instalação de processos judiciais oriundos do Ministério Público Federal. Todo documento produzido é único. Se for eliminado ou perdido por falta de cuidado na guarda, preservação e conservação, caberá punição ao causador, podendo, inclusive, receber ordem de prisão, pagamento de multa que varia de R$ 10 mil a R$ 500 mil reais, ou mesmo, destituição de cargo. Como também, pode colocar a Universidade para responder processo judicial, além da multa à Instituição”, frisou Maristher.

A gerente explica que a eliminação de um documento é feita por meio da listagem e processos dos documentos que se encontram no acervo intermediário, de acordo com as normas das Tabelas de Temporalidade Documental produzidas pelo Arquivo Nacional e Conselho Nacional de Arquivos (Conaq).

Segundo Marister, para que se organize uma listagem de eliminação de documentos, convocam-se os membros da Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPADOC) da Ufal, para análise e aprovação, a fim de que seja iniciado o processo de eliminação. A partir daí, serão percorridas várias etapas determinadas pelo Edital de Eliminação de Documentos, proveniente do Arquivo Nacional e do Conaq.

“Os documentos considerados de valor permanente e histórico para a Ufal serão recolhidos para compor o acervo documental permanente, no espaço determinado para armazenagem desta documentação de importância para a memória da instituição”, disse Maristher, acrescentando que o Arquivo Central dispõe de uma máquina fragmentadora de papéis adquirida na atual gestão da Ufal.

Gestão de documentos

Com a definição trazida pela Política Nacional de Arquivos, as políticas públicas arquivistas são fundamentais e servem como base para a gestão dos documentos. Principalmente nos arquivos das instituições públicas, como é o caso das universidades federais. As citadas políticas têm como o marco legal a Lei de nº 8.159, de 1991, conhecida como a Lei de Arquivos do Conselho Nacional de Arquivos (Conaq/2011).

As Instituições Federais de Ensino Superior (Ifes) têm sob sua guarda documentos essenciais para a administração da instituição, desde a produção da informação nas unidades acadêmicas, administrativas e órgãos de apoio, até a implantação e a organização, por meio do Plano de Classificação Documental, do acervo documental intermediário. Todos esses formam as primeiras e segundas idades documentais e estas constituem a base da gestão documental, organizada com a aplicação das denominadas tabelas de Temporalidade Documental das atividades-meio e atividades-fim.

Dotado de um minucioso trabalho com técnicas específicas nas respectivas e diferentes etapas que compõe a guarda de um acervo documental, o Arquivo Central da Ufal terá sob sua jurisdição os Arquivos Centrais Regionais dos campi fora de sede – Campus Arapiraca, Campus do Sertão e Campus de Engenharias e Ciências Agrárias (Ceca). Esses futuros Arquivos também se expandirão para os respectivos núcleos dos campi citados e integram a plataforma de trabalho em andamento do importante setor da Ufal.

“Ressaltamos que toda produção documental dos campi e núcleos, farão parte do acervo dos Arquivos Regionais que serão implantados, sob a orientação técnica do Arquivo Central do Campus A.C. Simões, uma vez que a documentação tem de ficar subordinada ao órgão produtor”, reforçou Maristher Vasconcellos, que está na liderança de uma equipe técnica e empreende um dinâmico trabalho para otimizar, cada vez mais, as ações do Arquivo Central, mesmo permeado por tantos desafios.

Guarda e memória

Na continuidade dos esclarecimentos sobre a dinâmica de trabalho e competências do Arquivo Central da Ufal, cuja função é guardar o acervo documental intermediário e permanente, a gerente-geral reforça que os documentos produzidos pela comunidade universitária são testemunho da memória da instituição, podendo ser fonte de pesquisa para alunos, professores, historiadores, pesquisadores, entre outros. Mas, por ser um Arquivo institucional, conforme classificação, não é aberto à consulta pública.

Ela acrescenta que vem sendo estudada na Arquivologia Nacional uma política nessa área nas perspectivas da produção da informação das universidades federais, em virtude da importância desses acervos documentais.

Maristher destaca que, a partir de 2012, o Arquivo Central da Ufal suspendeu a transferência da documentação intermediária. De lá para cá são muitos desafios. Um deles é a carência de recursos humanos, a exemplo de mão de obra técnica para atender aos campi e núcleos da instituição alagoana, assim como, a falta de bolsistas para o suporte ao trabalho contínuo.

No entanto, ela anuncia que está para ser implantado um Sistema de Arquivos da Ufal, de acordo com a elaboração da Política Documental da instituição, que vem sendo trabalhada. “O Arquivo Central elaborou, com sua equipe técnica, o Manual de Gestão Documental da Universidade Federal de Alagoas para realizar um treinamento junto aos servidores da Instituição, na área da gestão documental”, informou Maristher com destaque para a área de formação de recursos humanos em conexão com as rotinas de atividades do setor.

Acervo

A mensuração do acervo que ocupa o espaço físico do Arquivo Central da Ufal é feita em metros lineares e como resultado do dedicado e contínuo trabalho, atualmente, totaliza 1.426,5 (Armazenagem) mais 19,8 (Sala de Higienização), que é igual a 1.446, 3 metros lineares de documentação. Desse total, 5,33% do acervo correspondem a 77,01 metros lineares de documentos em processo de eliminação [Listagem de eliminação de documentos no Processo de nº 0001/ 2016-AC/Sibi/Ufal); e 94,67% equivalem a 1.369,29 metros lineares em processo de classificação.

Equipe

Além da gerente-geral Maristher Vasconcellos, o Arquivo Central conta uma equipe técnica composta por técnicos, atuantes no espaço interno do Arquivo: Alexandre Silva de Oliveira, Madje Ferreira de Lucena, Maria Gorete de Almeida Tenório, Linete de Oliveira Silva Tenório e Helen Carla Pereira da Cruz. Esse pessoal faz o acompanhamento das solicitações de orientação e esclarecimentos técnicos dos servidores da instituição na organização dos acervos documentais inerentes aos seus Setores.

O Arquivo Central tem também à disposição de outros setores da Ufal servidores profissionais da área, para atender as necessidades internas e externas: Décio Santana Filho, arquivista à disposição do Protocolo-Geral; Josias Sousa Lima, arquivista à disposição do Departamento de Controle Acadêmico (DRCA) da Pró-reitoria de Graduação; e a arquivista Laila Vieira, que está à disposição do Campus do Sertão; Francisco José Barbosa dos Santos e Thiago Felipe Soares da Silva estão à disposição do Departamento de Administração de Pessoal (DAP), vinculado à Pró-reitoria de Gestão de Pessoas e do Trabalho; além de Christian Palmer Ferreira da Silva, técnico de arquivo, à disposição do Ceca, em Rio Largo.

Para ter contato com o Arquivo Central para orientações ou mais informações, basta ligar para o telefone 3214-1477 ou enviar mensagem para o e-mail arquivocentral.ufal@gmail.com.