Veja a nova ferramenta para trocas e doações entre os setores da Ufal

Commutatio. Do Latim: troca; intercâmbio. O nome traduz a ideia do novo serviço on-line oferecido pela Ufal. A plataforma, idealizada pela Coordenadoria de Administração, Suprimentos e Serviços (Cass) da Pró-reitoria de Gestão Institucional (Proginst) e desenvolvida pelo Núcleo de Tecnologia da Informação (NTI), funciona como um canal de comércio eletrônico entre os setores da Universidade.

“A ideia do sistema é permitir que haja uma facilidade de troca de bens entre as unidades acadêmicas e administrativas em todos os campi. Tanto bens de consumo quanto bens permanentes”, adiantou o coordenador da Cass, Edson Lima.

A principal ferramenta permite realizar troca ou doação de maneira simples e rápida. O requisitante cadastrado disponibiliza o bem no sistema, com fotos e descrição, e o interessado entra em contato por meio de um chat para combinar a entrega.

“Nosso objetivo é otimizar a utilização dos bens na Universidade, fazer com que todos sejam efetivamente utilizados, que a gente não tenha coisas paradas, inutilizadas e em bom estado, enquanto que do outro lado muitas vezes tem alguma unidade que está precisando daquele item. Isso evita, inclusive, desperdício de itens perecíveis como reagentes ou outras substâncias usadas em laboratórios”, ressaltou Lima.

Para ter acesso ao Commutatio é possível ter cadastro no sistema da Ufal com perfil de gestor ou agente patrimonial. A própria plataforma permite que a pessoa recuse ou aceite a negociação, e depois de concluída basta informar no Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac) se houve transferência de bens para a unidade de destino.

“Eles [os setores] definem quando e como vão mandar o item. Depois, a unidade que disponibilizou o bem faz a transferência no Sipac”, explicou Edson, completando: “Mensalmente a Gerência de Almoxarifado vai emitir um o relatório e verificar se todas as trocas que foram feitas tiveram a movimentação no Sistema. Com isso, vai checar se todo mundo lembrou de fazer movimentação do bem, nos casos de bens permanentes”.

Respeito ao dinheiro público

A demanda surgiu depois de várias visitas da equipe do Cass nas unidades e a observação de equipamentos que poderiam ter um destino mais adequado.

“Em alguns locais havia bens guardados e em outros havia justamente a necessidade desses bens. Da mesma forma, também percebemos alguns servidores perguntando sobre a disponibilidade numa comunicação um pouco precária, via WhatsApp. Por isso a necessidade de facilitar a comunicação, permitindo esse encontro”, lembrou Edson Lima.

Com a ideia na cabeça, Edson conta que propôs a plataforma de comércio eletrônico interno para o NTI, que prontamente atendeu.

“O projeto foi desenvolvido em cerca de quatro meses pelo analista do NTI, Diogo Cabral, e dois estagiários. O Sistema é simples, mas é de grande valia para a Universidade”, destacou o coordenador do Setor de Sistemas, Bruno César, que acompanhou o trabalho.