Fóruns de Compras e Contratos impulsionam inovação e eficiência na Ufal

A Sala dos Conselhos Superiores, no Campus A.C. Simões, foi espaço de muito aprendizado para os servidores da Universidade Federal de Alagoas (Ufal), na última segunda-feira (1º). Foi realizada a oficina promovida pelo Fórum de Compras e Licitações e pelo Fórum de Gestores e Fiscais de Contratos.

Realizado pela Pró-reitoria de Gestão Institucional (Proginst), o encontro reuniu os dois fóruns porque o tema interessava diretamente aos servidores que participam de ambos e que integram as equipes de planejamento. “Tivemos uma parte teórica, em que analisamos os elementos do estudo técnico preliminar e o mapa de riscos. Em seguida, o chefe da Divisão de Administração e Finanças do Hospital Universitário da Ufal, Rodolfo Oliveira, apresentou técnicas de utilização da IA: como treiná-la, selecionar informações e obter melhores resultados. É um assunto muito relevante, e manter nossos servidores capacitados é essencial”, explicou Edson Lima, gestor da Coordenação de Administração, Suprimentos e Serviços (Cass) da Proginst.

O encontro fez parte da programação montada pela Proginst, na qual cada fórum realiza cerca de dez oficinas por ano, em média a cada quinze dias. Para cada atividade, um novo tema é trazido para discussão. “Funciona assim: no início do ano, avaliamos as dificuldades do período anterior e transformamos esses problemas em temas de oficinas. É um processo contínuo de aperfeiçoamento”, contou o coordenador.

A servidora Raniella Lima, requisitante de compras há 5 anos, faz parte do Fórum de Compras e Licitações e avalia a experiência como essencial. “Como requisitante, posso ver de perto como o fórum se tornou um forte incentivo institucional, promovendo a capacitação e a troca de conhecimentos. Ele nos mostra que, juntos, podemos construir um ambiente de compras e licitações mais ágil, eficaz e alinhado com as necessidades da nossa universidade”, afirmou a servidora da Assessoria de Comunicação. 

Reconhecimento e valorização

Criados em 2021 pelo coordenador da Cass, Edson Lima, os fóruns vêm trabalhando com base em um tripé de atuação: valorização, capacitação contínua e integração. Além das oficinas regulares de capacitação, os fóruns também contam com participação em eventos externos e, eventualmente, a presença de especialistas convidados.

A Ufal também realiza um encontro anual que, a partir de levantamentos e avaliações, reconhece e premia os servidores pelo desempenho nas atividades desenvolvidas. “Criamos categorias específicas tanto para o Fórum de Compras quanto para o de Contratos, avaliando documentos, resultados e práticas. No caso de compras, por exemplo, analisamos a formalização de demandas e a qualidade das pesquisas de preços. Já no de contratos, destacamos os servidores que geraram mais economia, notificaram fornecedores de forma eficaz ou conseguiram maiores descontos”, explicou.

O coordenador conta que a iniciativa vem ganhando destaque em outras instituições que o procuram para implementar os fóruns em suas ações. “Os fóruns vêm sendo replicados em outras universidades, como a UnB, a Universidade Federal de Roraima, a Universidade Federal da Integração Latino-Americana, além da Amgesp (Agência de Modernização da Gestão de Processos) Alagoas. Também temos outra iniciativa, o credenciamento de mês, que foi replicada por sete universidades federais do Nordeste e compartilhada com 17 prefeituras do estado", comemorou.

Crescimento institucional

Os resultados também foram positivos para a universidade, que registrou avanços significativos em suas atribuições desde a criação dos fóruns. “Tivemos melhorias na qualidade dos documentos e processos, o que refletiu diretamente nas contratações. Quando começamos, em 2020, nossa taxa de sucesso em licitações era de 56%. Em 2024, alcançamos 84%. Isso demonstra avanço na pesquisa de preços, na especificação dos itens e no engajamento da equipe”, reforçou o coordenador.

Edson acredita que o incentivo institucional tem sido o grande diferencial para o engajamento dos servidores. “O reconhecimento motiva. Nos encontros anuais, além das premiações, oferecemos momentos culturais, integração e valorização do trabalho. Isso faz com que os servidores percebam o impacto do que fazem no cotidiano da universidade, seja nas salas de aula, laboratórios e atividades de ensino, pesquisa e extensão. É uma estratégia que une aperfeiçoamento técnico e motivação”, finalizou.