Protocolo Geral divulga orientações sobre uso do Módulo Sipac
A iniciativa tem como objetivo apoiar a rotina de trabalho das unidades
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O Protocolo Geral da Universidade Federal de Alagoas (Ufal), ligado à Pró-reitoria de Gestão Institucional (Proginst), disponibilizou aos servidores dois cartazes com orientações sobre o uso do Módulo de Protocolo do Sipac. Segundo o arquivista Décio de Santana Filho, a iniciativa tem como objetivo apoiar a rotina de trabalho das unidades, padronizando práticas e reforçando a importância da gestão documental na instituição.
As orientações destacam boas práticas na digitalização de documentos, como garantir imagens nítidas, livres de reflexos, cortes ou fundos estampados, além de cuidados na guarda e tramitação de processos. Também são apresentadas instruções sobre despacho no sistema, com explicação passo a passo de como registrar decisões administrativas diretamente no Sipac.
Outro ponto importante é o correto procedimento de arquivamento, desarquivamento e empréstimo de processos. Os cartazes esclarecem que o arquivamento ocorre quando a tramitação é encerrada, devendo ser registrado no sistema. Já o desarquivamento depende de solicitação da autoridade competente quando houver necessidade de retomada da ação administrativa. O empréstimo, por sua vez, pode ser feito para fins de consulta, pesquisa ou reprodução, sempre com registro informatizado.
O material completo pode ser acessado pelos servidores no endereço: s.ufal.br/protocolo.
