O Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac) da Universidade Federal de Alagoas (Ufal) passará a adotar uma nova regra para a tramitação de processos com documentos pendentes de assinatura. Com a mudança, os processos poderão ser encaminhados à unidade de destino, mas só ficarão disponíveis para recebimento quando todos os documentos estiverem devidamente assinados.

Atualmente, processos com documentos pendentes de assinatura podem aparecer na caixa da unidade de destino. Cabe então ao responsável decidir se recebe o processo mesmo com a pendência ou se devolve à unidade de origem. Esse fluxo pode gerar devoluções, reenvios e retrabalho.

Com a nova configuração, o Sipac fará uma verificação das assinaturas. Caso exista algum documento pendente, o processo não aparecerá para recebimento na unidade de destino. Após a conclusão das assinaturas, ele ficará disponível normalmente.

De acordo com Décio Filho, gestor do Protocolo Geral, a mudança tornará o fluxo mais organizado e evitará que servidores precisem devolver processos para correção. Também permitirá que o processo seja encaminhado previamente, sem que o servidor responsável precise acompanhar continuamente se o interessado já realizou a assinatura.

Melhoria surgiu de sugestão de servidor

A alteração foi motivada por uma sugestão do servidor José Daniel de Souza Emídio, administrador que atua na Secretaria do Instituto de Ciências Biológicas e da Saúde (ICBS). A partir de sua experiência anterior no Instituto Federal de Alagoas (Ifal), onde trabalhou por seis anos, José Daniel identificou uma oportunidade de melhoria no fluxo adotado pela Ufal. Segundo ele, alguns processos dependem apenas da assinatura do interessado para seguir sua tramitação, o que pode exigir acompanhamento constante pelos servidores.

“Com essa melhoria, poderemos instruir os processos, colocar os assinantes e encaminhar ao destino, sem ter a necessidade de esperar dias até que o interessado assine o documento”, explica.

Orientação aos usuários

A nova regra entrará em vigor em 14 de setembro. Antes da implantação, os servidores deverão verificar se existem processos pendentes de recebimento e providenciar o tratamento dessas pendências.

O NTI destaca que “a mudança será aplicada de uma única vez para as unidades. Por isso, é importante que não haja processos pendentes de recebimento no momento da alteração.”

Após a definição da data, um aviso será disponibilizado na tela de login do Sipac para comunicar os usuários e orientar sobre as providências necessárias.