Arquivo Central vai treinar servidores para organizar documentos
A Pró-reitoria de Gestão de Pessoas e Trabalho (Progep) e o Arquivo Central, ligada à Superintendência de Infraestrutura (Sinfra), estão desenvolvendo um projeto para minimizar e solucionar o problema do acúmulo de documentos na Universidade.
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Julianne Leão – estagiária de Jornalismo
A Ufal possui um fluxo intenso de produção documental nas áreas administrativa, financeira, jurídica, técnica, de ensino, pesquisa e extensão. “Para atender as necessidades, toda a documentação já produzida deve receber um tratamento com controle e organização. Portanto, para que o Arquivo Central possa desenvolver satisfatoriamente o seu papel, é preciso a colaboração e participação dos setores administrativos e acadêmicos, além de seus respectivos representantes”, ressalta a arquivista Maristher Moura.
Para isso será realizado um levantamento das tipologias documentais, essencial para a construção da Tabela de Temporalidade Documental (TTD), que é o ponto de partida para a elaboração e execução das outras atividades que precisam ser realizadas.
O levantamento das tipologias visa obter informações específicas sobre todos os documentos produzidos pelos diversos setores, o que permitirá um diagnóstico dos resultados atingidos, fornecendo um quadro geral das diversas atividades que se desenvolveram. Os vários setores estão convocados a enviar um representante de cada seção existente, de acordo com a elaboração de um cronograma de treinamento.
A arquivista Maristher Moura destaca a importância de todos os funcionários atenderem a solicitação do Arquivo Central. “Se deixarem de atender ao convite, estarão prejudicando o andamento dos trabalhos e os interesses da instituição para a qual trabalham”, diz. Todos esses procedimentos desenvolvidos culminarão na implantação efetiva do sistema de arquivos da Universidade.
Veja também, no Portal do Servidor, o cronograma de remessa de documentos para o Arquivo Central.
