Arquivo Central define nova organização de documentos

Lenilda Luna - jornalista

Organizar e arquivar corretamente toda a produção de informação de uma Instituição Federal de Ensino Superior não é uma tarefa fácil. Os arquivos não são simples depósitos de documentos, como muita gente pensa. Existem várias técnicas para conservar e gerenciar textos que são importantes para o histórico pessoal de alunos e funcionários, e que registram acontecimentos importantes nas universidades.

Desde o início do ano, o Arquivo Central suspendeu a recepção de documentos. O prédio inaugurado em 2007, que guarda documentos de mais de 50 anos, não tem mais espaço. "Estamos reorganizando a documentação e já solicitamos estantes novas para continuar atendendo a demanda da Universidade. Mas, para resolver esta questão de sobrecarga estamos propondo a criação de arquivos setoriais nas unidades acadêmicas, que poderiam gerenciar os documentos intermediários, ainda em uso na instituição", ressalta Maristher.

O projeto de criação dos arquivos setoriais ainda será debatido no Conselho Universitário, mas a equipe do Arquivo Central já organiza o levantamento dos tipos de documentos produzidos na Ufal e como eles são organizados nos diversos setores. "Criamos um banco de dados no Arquivo Central e vamos enviar questionários para as unidades acadêmicas para saber como é o trâmite de documentos, como são classificados e ordenados, de que forma são transferidos ou eliminados, entre outras informações importantes para a organização dos arquivos", explica Fransciso Barboza, técnico em arquivo e responsável pelo levantamento de tipologias documentais.

Para gerenciar os arquivos setoriais, já que a Ufal conta com apenas um arquivista com formação superior e cinco técnicos, a proposta é treinar agentes documentais. "Vamos capacitar servidores que já atuam nas unidades acadêmicas para que eles possam administrar melhor os documentos. Eles vão receber informações básicas sobre Arquivologia, Cronograma e Guia de Remessa de Documentos, Classificação de acordo com os códigos estabelecidos pelo Sistema de Gestão de Documentos do Arquivo da Administração Pública Federal (Siga)", informa Maristher Moura.

Outras duas propostas importantes para a organização dos arquivos estão sendo analisadas pela gestão e devem ser avaliadas pelo Conselho Universitário: a criação de uma Comissão Permanente de Avaliação Documental (Cpadoc) e a mudança do Arquivo Central, que hoje é ligado à Superintendência de Infraestrutura (Sinfra), para a estrutura do Sistema de Bibliotecas (Sibi). "Acreditamos que temos muito mais identidade com o Sibi, pela responsabilidade de gerenciar informações", pondera a arquivista.

Novo prédio e Laboratório de Restauro

As propostas de organização dos arquivos são bem mais amplas. Existem projetos com verbas aprovadas pelo Programa de Reestruturação e Expansão das Universidades Federais(Reuni) , para construção de um novo prédio para o Arquivo Central, atendendo a todas as normas técnicas de preservação e gerenciamento de arquivos, e também para a criação de um Laboratório de Restauro, Preservação e Conservação de Documentos. "Este laboratório, além de atender a demanda de preservação de documentos também poderia oferecer serviços para outros arquivos", defende Maristher.

A arquivista explica que a luz, a poeira e o próprio tempo danificam documentos. Por isso, o espaço para o arquivo deve ser adequado para o que será armazenado, e é preciso contar com manutenção constante. "Os documentos que armazenamos não são como livros, que geralmente têm mais de uma edição. Arquivamos registros únicos, que dizem respeito à instituição e aos indivíduos que fazem parte da comunidade universitária. Uma ficha funcional, por exemplo, fica guardada no setor por pelo menos dez anos após a aposentadoria do funcionário, para qualquer consulta que seja necessária. Depois, esta ficha deve ser arquivada por um século, antes que possa ser eliminada", exemplifica a arquivista.

Este procedimento não é aleatório. Segue normas definidas em lei, coordenadas pelo Arquivo Nacional. "Gestores públicos podem ser responsabilizados pela destruição ou eliminação de documentos de forma inadequada, com pagamentos de multas, que podem chegar a 500 mil reais", alerta Maristher. A lei federal 8.159, de 1991, destaca no artigo 1º o dever do poder público de proteger os documentos "como instrumento de apoio à administração, cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação".

Encontro regional

Em todas as instituições a produção de informações administrativas e acadêmicas exige profissionais habilitados e espaços adequados para o arquivamento. Desde 2009, essa política de gestão de documentos é alvo de debates dos arquivistas de todas as regiões do País.

O 2º Fórum Regional de Arquivistas das Instituições Federais de Ensino Superior (Arquifes) já começou a ser planejado pelos profissionais das universidades do Nordeste. No início de fevereiro, estiveram reunidos, na Biblioteca Central da Ufal, os arquivistas Maristher Moura Vasconcellos Moura Vasconcellos (Ufal), de Thiago Felipe Soares da Silva (Ufal), Renato Motta Rodrigues da Silva (UFRPE) e Valéria Diniz Dorneles (fal). O evento só vai acontecer em dezembro, mas a programação oficial já está definida. "A novidade é que as duas universidades da região Norte, com atuação de arquivistas, pediram para participar, ampliando a regional para Norte e Nordeste", destaca Maristher.

Definir a aplicação de políticas arquivistas comuns a todas as Ifes será um dos objetivos do encontro. "A gestão de documentos é fundamental para as universidades, mas precisa ser melhor organizada. Em muitas universidades, o arquivo central não conta com espaço adequado e com profissionais habilitados, com formação superior. Além disso, em algumas Ifes, o arquivo central e os centros de documentação nem fazem parte do organograma da instituição", explica a arquivista.

Formação do arquivologista

No Brasil, apenas 14 universidades oferecem o curso de graduação em Arquivologia. Em Alagoas, os profissionais da área são oriundos dos cursos de História e de Biblioteconomia, que oferecem disciplinas da área, e depois podem fazer uma especialização. "Até há pouco tempo, oferecíamos uma especialização em Arquivologia no curso de História. A pós-graduação foi suspensa, porque a a coordenação do curso está se organizando para oferecer o mestrado. Então, estamos avaliando a possibilidade de reabrir a especialização no curso de Administração", explica Maristher.

O Arquivo Central também é campo de estágio para bolsistas de História e de Biblioteconomia, interessados em se aperfeiçoar na gestão de documentos. Como a demanda de profissionais nessa área está crescendo, inclusive com mais cargos sendo oferecidos para a seleção em concursos públicos, Maristher acredita que em breve será possível propor o curso de graduação em Arquivologia da Ufal. "Estamos começando a divulgar as atribuições da profissão e a organizar os sistemas de arquivos em todo o Brasil. Acreditamos que mais estudantes devem se interessar por está área, o que vai fortalecer a proposta de criar o curso da graduação na Ufal", conclui a arquivista.