Arquivo Central alerta sobre destruição de documentos públicos

Lenilda Luna - jornalista

Desde o início de 2012, o Arquivo Central da Universidade Federal de Alagoas suspendeu a recepção de documentos. O problema é a falta de espaço. O prédio inaugurado em 2007, está com a capacidade máxima ocupada. São documentos de mais de 50 anos, que registram atos administrativos desde a fundação da universidade.

Até resolver essa questão de sobrecarga, a diretora do Arquivo Central, Maristher Moura, solicita que os setores não eliminem documentos. "O arquivamento segue normas definidas em lei, coordenadas pelo Arquivo Nacional. Gestores públicos podem ser responsabilizados pela destruição ou eliminação de documentos de forma inadequada, com pagamentos de multas", alerta Maristher.

A diretora reconhece que é delicada a situação do acúmulo dos acervos documentais de idade intermediária, os que se classificam como segunda idade documental, nas unidades administrativas e acadêmicas. "Ainda estamos sem condições de receber, no Arquivo Central, esses documentos semi-ativos, ou seja, àqueles que não são consultados com muita frequência pelas Unidades Administrativas e Acadêmicas desta Instituição de Ensino Superior", relata Maristher.

Mas, segundo a diretora, esses documentos que já deveriam ser transferidos para o Arquivo Central não podem ser descartados. "Apesar das constantes consultas sobre a possibilidade de transferência desses acervos documentais pelos setores das Unidades Administrativas e Acadêmicas, pedimos que, por favor, tenham um pouco mais de paciência e que tenham muito cuidado com esses documentos, pois, trata-se de patrimônio público e procurem preservar e conservá-los, não eliminem nada, até que possamos sinalizar a transferência", alerta a diretora.

O Arquivo Central e a Comissão Permanente de Avaliação Documental é que são responsáveis por avaliar quais documentos podem ser eliminados. "Mesmo depois de listar esses documentos, só podemos descartá-los após consulta ao Arquivo Nacional e ao Conselho Nacional de Arquivos, que são os responsáveis pela autorização da eliminação em qualquer órgão público federal", informa a diretora.

Em virtude de todas essas regras que devem ser cumpridas, a diretora do Arquivo Central reforça o alerta para os servidores da Universidade. "Caso seja constatada alguma irregularidade nos procedimentos adequados ao tratamento, preservação e conservação desses acervos documentais, o servidor responsável pelo acúmulo de sua produção documental e as Unidades Administrativas e Acadêmicas estarão sujeitos à punições legais, com multas que variam de dez mil a 500 mil reais", avisa Maristher Moura.