Descentralizar ações é objetivo do Departamento de Administração de Pessoal

Natália Oliveira - estudante de Jornalismo

O reconhecimento do trabalho em equipe é uma realidade no Departamento de Administração de Pessoal (DAP) da Universidade Federal de Alagoas. Frederich Ebrahim é um dos poucos gestores que permaneceram em seus cargos na nova gestão da Ufal. Para o diretor geral do DAP, esta permanência é resultado do próprio trabalho e da equipe de 50 funcionários, que atua das 7h às 19h, em um dos órgãos de maior demanda da Instituição.

Antes de chegar onde está, Frederich percorreu outras áreas. O diretor do DAP cursou as graduações de História, Engenharia Civil e Economia até se encontrar no curso de Direito, iniciado na Universidade Paranaense e concluído na Faculdade de Maceió. Ele é também especialista em Direito Público pelas Faculdades Integradas de Jacarepaguá. Em 2009, Frederich ingressou na Ufal como assistente de administração do setor jurídico do Departamento, sendo promovido a secretário do mesmo setor dois anos depois. Por ter conhecimento na área jurídica, foi convidado pelo Reitor Honorário da Ufal, Eurico Lôbo, para ser diretor geral do DAP em janeiro de 2012.

O Departamento de Administração de Pessoal é um dos órgãos essenciais da Ufal no que diz respeito à vida funcional do servidor. Ele é o responsável por formular diretrizes, lavrar pareceres, responder a consultas, atender e orientar os servidores ativos, inativos e beneficiários de pensão, efetuar a classificação de cargos e funções e realizar o pagamento e registro de pessoal da Universidade.

Por ser um órgão executivo, o DAP atende grande número de demandas judiciais de quatro órgãos de controle externos à Ufal: Tribunal de Contas da União (TCU), Controladoria-Geral da União (CGU), Auditoria do Ministério da Educação e Auditoria do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.

“Quando os trabalhos do DAP fluem bem, todas as auditorias dos órgãos de controle vão fluir bem, consequentemente. A cada ano, viemos reduzindo as desconformidades, que são os atos não alinhados com o que a legislação determina. É difícil zerar, já que a demanda é muito grande”, explica.

Desde que assumiu a diretoria geral do DAP em 2012, Frederich vem realizando mudanças significativas para a melhor execução dos serviços no setor. E é neste ano, com o apoio da nova gestão da Ufal, que haverá um avanço primordial para a otimização nos resultados dos trabalhos do DAP: a descentralização dos serviços, um desejo antigo do órgão.

Hoje, o DAP é responsável pela vida funcional de todos os servidores nos três campi da Ufal  e em seus respectivos polos, o que acarreta uma intensa demanda de processos lá administrados. De acordo com Fred, como é chamado pelos colegas de trabalho, o DAP recebe uma média de 2.300 novos processos por mês. O Departamento executa aproximadamente 560 milhões de reais por ano, praticamente 70% do orçamento da Universidade. Nele, são executadas as folhas de pagamento de todos os servidores ativos, incluindo residentes do Hospital Universitário, e inativos, como aposentados e pensionistas.

“A Ufal se expandiu bastante. Consequentemente, o quantitativo de docentes quase dobrou para atender a demanda de ensino, no entanto, não houve correspondência de crescimento no número de técnico-administrativos. E isso vem sobrecarregando o DAP de maneira relativamente sufocante”, revela Frederich.

Para o diretor geral do DAP, a concentração dos serviços no Campus A.C. Simões, em Maceió, prejudica também a vida profissional do servidor. “Todas as vezes que um servidor tem que sair de uma unidade para vir para cá para resolver problemas, ele deixa o próprio posto desguarnecido. Se for docente, os alunos vão ser prejudicados. Se for técnico, os serviços que ele executa diariamente serão prejudicados. Essa situação piora quando o problema não é resolvido no mesmo dia, o que leva o servidor a voltar a Maceió outras vezes”, destaca Ebrahim.

Próximos passos

Em abril, cinco servidores previamente designados vão passar por capacitações para executarem determinados serviços do DAP no Campus do Sertão, em Delmiro Gouveia, e também atender a demanda do polo de Santana do Ipanema. Ainda neste mês, haverá outra reunião no Campus Arapiraca para dar prosseguimento ao processo de descentralização, que vai abarcar as demandas dos polos de Viçosa, Palmeira dos Índios e Penedo. “Não há como descentralizar tudo agora. Vamos começar por serviços menos complexos, até para os servidores se habituarem com o trabalho”, reforça o diretor.

Para Frederich, a eficácia na execução dos serviços tem início na qualidade do atendimento. “Primeiro é preciso receber muito bem as pessoas. Estamos aqui para servir. O primeiro ponto para fazer um trabalho de qualidade é um bom atendimento. Se não for alcançado, vamos trabalhar essa pessoa ou trocá-la, caso não tenha o perfil adequado”, explica.

Outras propostas para os próximos quatro anos é disponibilizar o manual digital de serviços por meio do SIG (Sistema Institucional Integrado de Gestão), virtualizar procedimentos, melhorar a estrutura para o atendimento dos servidores, reduzir o tempo para atender as demandas dos órgãos de controle externos e as demandas judiciais, além de disponibilizar o módulo de boletim de serviços para toda a comunidade universitária.

Mudanças realizadas

Nos últimos quatro anos como gestor do DAP, Fred instalou um novo ritmo de trabalho no órgão. Após diversas reuniões com sua equipe, o diretor geral aplicou mudanças estruturais e desmembrou três diretorias em oito coordenações, para melhor identificar a competência de cada setor e, assim, poder gerir e cobrar resultados. São elas: Coordenação de Assessoramento Técnico, Coordenação de Atendimento ao Servidor, Coordenação de Orientação Normativa, Coordenação de Pagamento, Coordenação de Benefícios, Coordenação de Controle de Cargos e Funções, Coordenação de Registro Funcional e Cadastral e, Coordenação de Gestão e Tratamento a Informação.

Outra mudança significativa para o DAP foi a Central de Atendimento do Servidor, criada para facilitar a solução de problemas. Nela, os funcionários prestam orientações para a execução dos serviços e analisam se a demanda pode ser resolvida em primeira instância ou se é preciso encaminhá-la a uma das coordenações. “Antes, os servidores não tinham um direcionamento, iam de sala em sala para tentar resolver suas questões. Isso comprometia a execução dos serviços no DAP”, salienta Frederich.

Desde 2013, cerca de 40 mil portarias já foram digitalizadas e publicadas. A previsão é que o trabalho de digitalização termine em 2017.