Sistema adquirido pela Ufal gera economia de tempo e recursos nas licitações

Tempo gasto com mais qualidade reflete em eficiência das ações de um setor. E foi pensando nisso que a Pró-reitoria de Gestão Institucional (Ufal) investiu na aquisição do software Banco de Preços, da empresa Negócios Públicos, que auxilia em todas as etapas de contratação pública. A ideia é agilizar o processo de pesquisa de preços de materiais e serviços.

Com a utilização do software, a equipe da Proginst consegue diminuir o tempo num trabalho que era feito de forma manual. É que o então Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (Mpog) determinou em Instrução Normativa que as pesquisas de preços de materiais e serviços para licitação fossem feitas em quatro fontes: site do Painel de Preços do Governo Federal; compras de outros entes públicos; sites de domínio amplo e especializados; além de pesquisa direta com fornecedores.

De acordo com o coordenador de Administração, Suprimentos e Serviços da Proginst (Cass), Edson Lima, até o ano passado, as consultas eram feitas separadamente, uma a uma. Só então os servidores construíam uma planilha com os valores encontrados.

“Com o Banco de Preços, a pesquisa para cada item é feita nas quatro fontes ao mesmo tempo, consultando-se automaticamente todos os sites de licitações da União [painel de preços], estados, municípios e empresas públicas, além de outros portais especializados e de domínio amplo. Depois disso, o próprio sistema gera um relatório com todas as informações das pesquisas, eliminando a necessidade de elaboração manual de planilha. Tudo isso torna o trabalho de cotações muito mais rápido e prático, além de possibilitar a pesquisa de preços de um número muito maior de itens em tempo bem mais reduzido”, enfatizou.

O software já é utilizado pelos órgãos considerados os mais eficientes em relação às aquisições e contratações públicas, a exemplo do Ministério Público Federal (MPF) e Tribunal de Contas da União (TCU).

Fluidez nas etapas

O sistema que a Ufal utiliza agora permite a elaboração automatizada de documentos da fase interna de licitações, deixando o processo mais ágil. Outra funcionalidade é a consulta a um banco de dados de compras que auxilia o pregoeiro para negociar valores das propostas dos fornecedores durante as sessões públicas dos pregões. Com isso, Edson ressalta que a instituição consegue “aquisições mais vantajosas e com maior custo-benefício”.

Os contratos também podem ser geridos com mais facilidade no sistema adquirido pela Ufal. O Banco de Preços tem funcionalidades para auxiliar nas repactuações e prorrogações dos contratos, gerando mais otimização e eficiência.

A Proginst comemora o investimento feito no software como estratégia de economia de tempo e recursos para a instituição em curto prazo. “Essa aquisição tem um enorme impacto nas aquisições de materiais e contratações de serviços, pois, além de reduzir imensamente o tempo de elaboração e execução dos processos licitatórios, acelerando as etapas, possibilita a eficiência, a economia na utilização dos recursos, com cotações mais precisas e ferramentas de negociação para redução de valores mais assertivas e eficazes durante as sessões públicas das licitações”, destaca Edson.