Unidades ganham autonomia para priorizar aquisições

Com a missão de “arrumar a casa”, a Pró-reitoria de Gestão Institucional da Ufal (Proginst)  tem adotado uma série de medidas pautadas na responsabilidade e na participação descentralizada. Uma dessas ações é dar autonomia para as unidades acadêmicas e administrativas no processo de escolha focado no que é prioridade para os setores.

O coordenador de Administração, Suprimentos e Serviços Edson Lima, explicou que as unidades cadastraram suas necessidades para o Plano Anual de Aquisições e Contratações (Paac) referente à 2020 dois anos antes, em 2018. Mas como não houve indicação de parâmetros sobre os bens e serviços, o Comitê de Governança, à época, finalizou o Paac excessivamente acima do orçamento previsto.

Para seguir as orientações do Ministério da Economia para adequar o Plano, a Gestão da Ufal decidiu abrir o espaço para um processo mais democrático. “A Gestão Central e o Comitê de Governança, por sugestão da Cass e da Cpai [Coordenadoria de Planejamento, Avaliação e Informação], delegaram às próprias unidades a definição de suas prioridades, entendendo que, dessa forma, o ajuste descentralizado do Plano ao orçamento, em vez de centralizado no Comitê como ocorria,  atenderia melhor às reais necessidades da Universidade”, ressaltou Edson.

Num plano de aquisições eficiente é preciso alinhar planejamento, orçamento e licitações. Para isso, a Proginst definiu um parâmetro para as unidades baseado na matriz orçamentária que foi discutida e construída com o Fórum de Diretores. Dessa forma, o teto para licitações é a multiplicação de seis vezes o valor do orçamento previsto para bens de consumo e materiais permanentes.

“As próprias unidades selecionaram, dentre os itens cadastrados no Paac, aqueles prioritários até o limite do seu teto para licitações. Com isso, as unidades acadêmicas, campi e órgãos de apoio têm a autonomia para escolher suas prioridades de aquisição, a clareza de previsão orçamentária para o exercício e uma reserva de itens licitados em Registro de Preços que permitirá a aquisição parcelada no período de um ano, tanto com os recursos inicialmente disponibilizados quanto com eventuais novas disponibilizações”, justificou Edson sobre as expectativas com essa organização.

Depois do processo de priorização pelas unidades, os itens foram agrupados e, grande parte, distribuída entre as comissões de Materiais Permanentes e de Equipamentos. Cerca de 2,3 mil itens já estão cotados e serão licitados a partir deste mês de agosto para atender às demandas dos três campi da Ufal no Plano Anual de Aquisições e Contratações de 2020.

Caminho estruturado para 2021

Com a direção traçada e os resultados de eficiência alcançados, a Proginst seguiu a mesma estratégia quanto às necessidades cadastradas para o Paac do ano que vem.  “Cada unidade já recebeu um teto para licitação baseado no orçamento de 2020 e já fez o mesmo procedimento de seleção de itens, no próprio sistema Paac”, adiantou Lima.

O período de ajustes está planejado para os meses de setembro e outubro. Já o Plano resultante da priorização de todas as unidades, campi e órgãos de apoio estará disponível logo no início de 2021, na expectativa de manter o fluxo de organização para estruturar os próximos.