Gestão da Ufal cria Observatório para monitorar e melhorar contratos

Já está em funcionamento a mais nova ferramenta, criada pela Pró-reitoria de Gestão Institucional da Universidade Federal de Alagoas, para promover análise, monitoramento e propostas de melhorias nos contratos da instituição. É o Observatório de Contratos, que já começou os primeiros trabalhos com as áreas de limpeza e conservação. 

A previsão é entregar o relatório dos primeiros contatos analisados no início de setembro, englobando o Campus A.C Simões e os campi do interior. “Trata-se de um trabalho técnico de revisão dos contratos da instituição, começando pelos de maior vulto. O objetivo é propor melhorias de execução e planejamento das contratações, redundando tanto na redução dos custos quanto na qualidade e na ampliação dos serviços prestados à comunidade universitária”, explicou José Edson Lima, coordenador de Administração, Suprimentos e Serviços da Proginst.

Para compor o time do Observatório, a Proginst escalou os servidores Andrea Macedo, José Jerfson e Daniel Cavalcante, lotados atualmente na Gerência de Contratos. A supervisão dos trabalhos será feita pelas coordenadorias de Administração Suprimentos e Serviços (Cass) e de Planejamento, Avaliação e Informação (CPA). O Observatório terá o reforço da equipe do próprio contrato, ou seja, os gestores e fiscais de cada um deles que for analisado, Também contará com a colaboração eventual da Coordenadoria de Programação Orçamentária (CPO).

De acordo com Edson Lima, a proposta do Observatório de Contratos vai além de propor melhorias nos contratos da Universidade. “Pretendemos, com isso, remodelar nossas contratações, torná-las mais eficientes, de melhor qualidade e menos onerosas. Além disso, a partir do trabalho de estudo e diálogo promovido pelo Observatório será possível termos um banco de dados integrado sobre os contratos. E esse banco de dados será abrigado em um sistema próprio da Ufal, possibilitando, inclusive, o amplo acesso da sociedade às informações”, completou.

Como vai funcionar

O Observatório vai funcionar com uma metodologia de trabalho constituída por três ciclos. “O primeiro deles é o Ciclo do Conhecimento, que compreende a leitura e o estudo dos instrumentos que originaram a contratação, incluindo estudos técnicos preliminares, mapa de riscos, edital, termo de referência, termo de contrato, etc. Nessa mesma etapa de trabalho, também haverá reuniões com o gestor e os fiscais do contrato na perspectiva de coletar informações da execução dos serviços”, justificou.

Edson LIma explica que o segundo será o Ciclo de Apuração. “Essa etapa ocorrerá com a consolidação dos dados e informações de cada contrato analisado, os quais serão registrados em sistema próprio que permitirá a emissão de relatórios. E, por fim, o Ciclo de Melhorias, que consistirá na apresentação de recomendações para melhor execução contratual dos serviços, além de propostas de remodelagem para a futura contratação”, completou.

Outro benefício do Observatório que Edson Lima registra como importante é a possibilidade de identificação de problemas na gestão e na fiscalização dos contratos. “Esses problemas identificados será transformados em temáticas de capacitação a serem abordadas no futuro Fórum de Gestores e Fiscais de Contrato. Com isso, pretendemos criar uma rotina de aprendizado e melhoria contínua da gestão e da fiscalização dos contratos, trazendo importantes benefícios à comunidade universitária”, reforçou.