Fundepes adota novo sistema de gestão de projetos

A partir de 1º de novembro próximo, a Fundação Universitária de Desenvolvimento de Extensão e Pesquisa (Fundepes) irá iniciar uma nova etapa em sua atuação como gestoras de projetos de pesquisa, extensão e inovação em Alagoas. Nesta data, a Fundação começa um novo ciclo de trabalho marcado fortemente pela transformação digital, com a disponibilização de um novo sistema de gestão para seus usuários, o Conveniar.

O sistema atual denominado SAGI (Sistema de Gestão Integrado) será substituído pelo Conveniar, plataforma moderna, tecnológica e robusta, desenvolvida especialmente para a gestão de projetos de fundações de apoio universitário e largamente utilizada em diversas entidades congêneres em todo o país. A mudança, fruto de trabalho intenso de todos os colaboradores da Fundepes, objetiva otimizar processos e garantir mais transparência e eficiência na administração e desenvolvimento dos projetos geridos pela instituição.

Inicialmente, não será necessária nenhuma alteração na rotina externa de desenvolvimento e gestão dos projetos por parte de usuários e coordenadores vinculados à Universidade Federal de Alagoas (Ufal) ou a outros organismos locais ou nacionais. Os projetos que expiram até 31 de dezembro deste ano serão administrados sem alterações via SAGI até o último dia de suas execuções. Já os demais estarão com sua gestão 100% eletrônica e digital realizada por meio do Conveniar a partir de 1º de novembro de 2024.

Todo um cronograma de atividades de migração da plataforma será divulgado previamente por meio do site e do hotsite www.fundepesconveniar.com.br. Para esclarecer seus usuários, coordenadores e fornecedores, a Fundepes ofertará treinamentos e disponibilizará informações e orientações, inclusive datas-chave – especialmente situadas em outubro – e que precisam ser observadas pelo público hoje usuário do SAGI. Com a mudança, toda a gestão de documentos da entidade passará a ser eletrônica.

Criado em 2012, o Conveniar é um sistema especializado na gestão de contratos e convênios para fundações de apoio a instituições de ensino e pesquisa. Com mais de 18 mil projetos gerenciados, 110 mil processos de compra, 13 mil usuários e 6 mil coordenadores, o sistema já processou mais de um milhão de solicitações e gerenciou recursos que ultrapassam seis bilhões de reais. Além disso, já ofereceu mais de 10 mil horas de consultoria para fundações, ajudando a entender suas necessidades e a promover a pesquisa e inovação.

O Conveniar oferece diversas vantagens para as fundações de apoio, incluindo a simplificação da criação e gestão de convênios reduzindo tempo e custos. A plataforma também fornece ferramentas para o acompanhamento e fiscalização dos projetos, assegurando que os recursos sejam usados conforme os objetivos pré-estabelecidos. O sistema acelera o trabalho dos coordenadores através do “Portal do Coordenador”, ferramenta em que da gestão dos recursos financeiros do projeto se dá em tempo real, oferecendo autonomia aos coordenadores e mantendo o contato totalmente online entre eles e a fundação.

Outro benefício fundamental é a transparência. Com o Conveniar, é possível monitorar detalhadamente as atividades e os resultados dos projetos, reforçando a importância do serviço tanto para a comunidade quanto para as partes interessadas, a exemplo dos financiadores. Estes benefícios fortalecem a operação interna da Fundepes e impulsionam a pesquisa e inovação no estado de Alagoas.